如何寫一封商業英文Email?5分鐘快速完成書寫的方法

你是否坐在電腦桌前已經半小時了,卻不知道如何寫一封英文Email呢?是否擔心內容及格式不正確而不敢寄出去呢?
只要掌握下列4個結構就能讓你5分鐘內完成一封商業英文Email。

1. 適當的開頭打招呼及致信的原因(Greeting&Reason for email)
英文書信中最常打招呼的方式為「Dear+_____ 」、「Hi+_____ 」、「Hello+______ 」後方為對方的姓氏/職位/全名,如果不知道使用哪一種,建議以「Dear」較為正式,之後再開始敘述致信的原因。舉例來說:
Dear Mr. John,

Thank you for your e-mail of 27th December regarding the sale of new product. I am writing to ask for more details about product.
(親愛的約翰先生,感謝你12月27日發來關於銷售新產品的電子郵件。我寫這封信是想取得更多產品的細節資訊。)

2.開門見山的信件主題(Subject line)
書信內容不需要太長的文字,盡量簡潔、精準、有禮貌的切入主題,讓收信人能快速了解內容。舉例來說:
I want to talk to you over the phone tonight at 9:00 regarding to new project. Please let me know if the time is ok for you.
(我想今晚9:00跟你電話討論新專案。請讓我知道這個時間你是否有空?)

3.有禮貌的結論語句(Closing line)
在信件內容結束前,都需要一句總結讓收信人能感受信件的誠心及善意。舉例來說:
I look forward to your reply. If you have any questions, let me know as soon as possible.
(很期待你的回信,如果有任何問題,請儘快讓我知道)

4.最後信末的結尾用語(Sign-off)
最常用語有:
Yours sincerely,
Yours respectfully,
Best regards,
Best wishes,

有了以上的結構,你也能快速輕鬆的寫完一封英文商業Email囉!

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